Onze checklist is ontworpen om bedrijven te helpen een gestructureerd en effectief onboardingprogramma te implementeren. Door duidelijke en consistente communicatie te waarborgen, helpt deze gids uw nieuwe medewerkers zich snel thuis te voelen, hun verantwoordelijkheden te begrijpen en sterke relaties op te bouwen met hun collega’s. Met praktische tips en gedetailleerde stappen helpt onze checklist uw bedrijf een positieve eerste indruk te maken en de betrokkenheid en productiviteit van uw nieuwe medewerkers te vergroten.

Download de gratis checklist hieronder.

The post Checklist: Werknemer Onboarding appeared first on netpresenter.nl.

Een nieuwe baan is altijd spannend, zowel voor werknemer als werkgever. Ondanks dat beide partijen ongetwijfeld vol frisse moed aan de nieuwe werkrelatie beginnen, overweegt een op de drie nieuwe werknemers al binnen zes maanden om weer verder te kijken. Dat zou voornamelijk te wijten zijn aan een slechte eerste ervaring bij de nieuwe werkgever. Om dat te voorkomen, hebben wij 5 tips om je onboarding te verbeteren door middel van een werknemerscommunicatieplatform als Netpresenter.

• Organiseer een warm welkom
• Plan al je berichten en updates vooraf in
• Houd nieuw werknemers meteen op de hoogte
• Verzamel voortdurend feedback
• Moedig sociale interactie aan

Organiseer een warm welkom

Een werknemerscommunicatieplatform is al meteen op de eerste werkdag van je nieuwe collega een heel erg geschikt middel om een warm welkom mee te organiseren. Door de nieuwe werknemer welkom te heten op onder andere narrowcastingschermen door het gehele gebouw, voelt de kersverse aanwinst zich gelijk gewaardeerd. Hoe leuk is het als je nieuwe collega bij binnenkomst gelijk een foto van zichzelf met een leuk welkomstberichtje op het grote scherm bij de ingang ziet staan?

Onze klant Richemont pakt het al zo aan. “Wanneer er een nieuwe collega begint, zetten we een welkomstboodschap op de tv-schermen,” legt Laura Laustriat, Brand Ambassador en E-commerce bij Richemont uit. Deze berichten dienen ook als snelle en eenvoudige introductie van nieuwkomers. “Voordat ik de welkomstboodschap publiceer, hou ik een kort gesprekje met onze nieuwe collega’s, zodat ze me een beetje meer over zichzelf kunnen vertellen. Deze informatie wordt vervolgens getoond op alle schermen in ons kantoor. Op die manier kunnen collega’s nieuwkomers beter leren kennen, zonder dat ze telkens dingen over zichzelf moeten gaan herhalen,” aldus Laustriat.

Ook als je werknemers niet allemaal aanwezig zijn op kantoor, kun je deze methode goed toepassen. Met Netpresenter bereik je via onder andere Teams en de mobiele app namelijk zelfs de werknemers die buiten de deur actief zijn of thuiswerken. Zo hoeft niemand zich ooit meer af te vragen wie ‘die nieuwe’ is.

Plan al je berichten en updates vooraf in

Een goed onboardingstraject kan dagen of weken in beslag nemen. Dat begint meestal bij het voorzien van fysieke en technologische middelen om überhaupt aan de slag te kunnen, zoals een werkplek en een laptop of telefoon. Maar daarna begint de onboarding eigenlijk pas écht. De nieuwe werknemer moet kennis maken met collega’s, toegang krijgen tot bepaalde systemen en programma’s, of misschien zelfs training volgen om daarmee te kunnen werken. Kortom, er komt een boel op de nieuwe werknemer af, maar óók op de HR-afdeling die dat allemaal in goede banen moet leiden.

Om je nieuwe collega steeds goed op de hoogte te houden van wat de volgende stappen zijn, kun je met Netpresenter berichten klaarzetten voor het hele traject met onze scheduling feature. Door berichten te targeten zijn ze alleen beschikbaar voor de nieuwe collega en dus niet voor de rest van de organisatie. Je kunt hem of haar zo op de eerste dag een persoonlijk welkomstberichtje sturen, een paar dagen later informatie toesturen voor een interne training en na een week uitnodigen voor een korte kennismaking met de CEO.

De HR-afdeling kan al die berichten al klaarzetten nog voordat de nieuwe collega daadwerkelijk is begonnen. Als de werknemer eenmaal aan de slag is, heb je er verder geen omkijken meer naar: het uitsturen gaat dan volledig geautomatiseerd. En beginnen er meerdere werknemers tegelijkertijd? Dan kun je per bericht instellen of het slechts voor een individuele werknemer bedoeld is, of voor alle nieuwe collega’s. Zo bespaar je dus ook weer tijd!

Houd nieuw werknemers meteen op de hoogte

Om je nieuwe collega het gevoel te geven dat hij of zij er echt bij hoort, is het natuurlijk cruciaal dat hij of zij nergens bij vergeten wordt. Toch kan het gebeuren dat mensen vergeten om ook de nieuwe collega op de hoogte te houden van lopende zaken, of per ongeluk niet uitnodigen voor een meeting of een gezellige vrijdagmiddagborrel. Met onze Office 365 integratie hoef je je in ieder geval geen zorgen te maken dat je nieuwe collega belangrijk bedrijfsnieuws en andere interne communicatie misloopt.

Netpresenter synchroniseert automatisch met de gebruikersgroepen in Office 365. Zolang de IT-afdeling dat goed beheert, krijgt de nieuwe werknemer automatisch al het bedrijfsnieuws dat voor hem of haar relevant is te zien. Bovendien hoeft er niet eens een apart account in Netpresenter aangemaakt te worden. Dankzij Single Sign-On kunnen werknemers hun Windows login gebruiken voor de Netpresenter desktop app en mobiele app. Wel zo makkelijk.

Verzamel voortdurend feedback

Onboarding is meer dan iemand voorzien van alle middelen en kennis om aan de slag te gaan. Een belangrijk aspect is ervoor te zorgen dat de nieuwe collega zich ook op zijn of haar gemak voelt binnen de organisatie. Pulse Enquêtes helpen bijvoorbeeld om je voortdurend zicht te geven op het wel en wee van je nieuwe collega’(s). Voelen ze zich bijvoorbeeld welkom en hebben ze alles dat ze nodig hebben om hun werk goed uit te voeren?

Met Netpresenter kun je Pulse Enquêtes automatisch herhalen op gezette tijden, en richten op specifieke personen. Zo kun je collega’s die pas kort bij je organisatie werken, gericht vragen naar hoe zij zich voelen en wat zij van de organisatie vinden. Eventuele problemen kun je zo dus vroegtijdig signaleren, zodat een manager of leidinggevende op tijd kan ingrijpen en bijsturen. Zo zijn Pulse Enquêtes een belangrijk middel om te voorkomen dat ook bij jouw organisatie een op de drie werknemers alweer binnen zes maanden vertrekt.

Moedig sociale interactie aan

Om de band met de nieuwe collega nog verder te versterken, is het niet alleen belangrijk om via Pulse Enquêtes hun gemoedstoestand bij te houden. Het is ook belangrijk dat nieuwe aanwinsten de mogelijkheid krijgen om de sociale interactie met hun collega’s aangaan, ook met collega’s buiten hun eigen team.

Met onze applicaties voor mobiele telefoons en pc’s kunnen werknemers reageren op berichten. We kunnen bovendien met Teams integreren, zodat specifieke kanalen op Teams automatisch zichtbaar zijn op narrowcastingschermen. Zo krijgen nieuwe werknemers een completer beeld van wat hun collega’s allemaal doen en wat er bij iedereen speelt. Zelfs als die collega’s op een hele andere afdeling of veel thuis werken.

Kan jouw onboarding wel wat technologische ondersteuning van Netpresenter gebruiken? Plan een demo of een gesprek in; we laten je graag alle mogelijkheden zien!

The post 5 manieren waarop gestroomlijnde werknemerscommunicatie je onboarding verbetert appeared first on netpresenter.nl.

Hoewel het kabinet een flink aantal coronamaatregelen de komende maanden versoepelt, blijft het advies om in diezelfde maanden zoveel mogelijk thuis te werken. Er komt echter een moment waarop organisaties (delen van) hun werknemers, met de nodige maatregelen en aanpassingen, veilig terug naar de werkvloer zullen laten keren. Wat kun je als communicatieprofessional doen om die reboarding zo vlot mogelijk te laten verlopen? Een werknemersapp biedt hulp!

De afgelopen maanden zijn velen van ons bijna niet in de gelegenheid geweest om fysiek samen te werken. We zijn daarom massaal met Teams en Zoom aan de slag gegaan om toch met elkaar verbonden te blijven. Een trend waar millennials en Gen Z blij mee zijn, maar die ook andere generaties (noodgedwongen) lijken te omarmen. En een trend die voorlopig toch nog even doorzet, ook al gaan meer werknemers weer naar hun werklocaties.

Soepele reboarding dankzij werknemersapp

Na acht weken thuiswerken, zijn er veel onduidelijkheden en onzekerheden bij de terugkeer naar de werkvloer. Zoveel veranderingen … voor werknemers kan het wel eens voelen alsof het weer hun eerste werkdag bij je organisatie is. Normaal gesproken werk je nieuwe collega’s vanaf hun eerste dag goed in door veel aandacht te besteden aan hun onboarding. Nu help je je collega’s door veel aandacht te besteden aan hun ‘reboarding’: de hervatting van hun werk na langere tijd afwezigheid van hun werklocatie. Wij laten zes manieren zien waarop je een digitale oplossing, een werknemersapp, kunt inzetten om die reboarding zo soepel mogelijk te laten verlopen:

1. Werknemers voorbereiden

Social distancing toepassen is thuis misschien wel te doen, maar op de werkvloer is het vaak al een stuk moeilijker. Werkgevers zullen dus allerlei nieuwe maatregelen moeten invoeren om toch aan de richtlijnen van de overheid te kunnen voldoen. Maar een werkgever die nieuwe regels en maatregelen niet tijdig communiceert, ondermijnt onnodig de gezondheid en veiligheid van zijn werknemers. Werknemers moeten voorbereid zijn op die veranderingen, vóórdat ze weer naar de werkvloer terugkomen. Zo kunnen ze de regels rustig doornemen en weten ze precies hoe ze moeten handelen als ze weer op de werkvloer zijn.

In een werknemersapp kun je werknemers duidelijk informeren over het nieuwe beleid. Het voordeel aan een werknemersapp is dat je je werknemers overal bereikt. Oók werknemers zonder pc of e-mailadres van je organisatie. Bovendien is de informatie mobiel beschikbaar, direct bij de hand en 24/7 te raadplegen. Zo kunnen je werknemers de informatie altijd op hun gemak bekijken en zichzelf op hun eigen tempo inlezen. Op die manier keren werknemers volledig geïnformeerd terug naar de werkvloer – het veiligst voor iedereen!

2. Transparant communiceren

Waar halen je werknemers tijdens de coronacrisis het liefst hun nieuws vandaan? Uit een onderzoek van Edelman blijkt dat mensen ‘mijn werkgever’ als de meest vertrouwde informatiebron aanwijzen. 63 procent gelooft de informatie die van hun werkgever komt na één of twee berichten al. Dat staat tegenover 58 procent voor websites van de overheid en 51 procent voor de traditionele media. Kortom: we willen betrouwbare updates, het liefst van onze eigen werkgever.

Geef werknemers directe management updates, blijf de roddelmolen voor en spreek non-deskwerknemers en thuiswerkers persoonlijk aan. Laat de CEO bijvoorbeeld regelmatig zelf korte updates plaatsen (dat gaat makkelijk en kost héél weinig tijd). Ook het verspreiden van een video hoort tot de mogelijkheden. Plaats hem op je SharePoint en verspreid hem via de app. Dat maakt een update direct wat persoonlijker. Bovendien kunnen werknemers onmiddellijk hun feedback geven op updates: door middel van likes en comments kunnen ze vragen stellen, opmerkingen maken, of op collega’s reageren. En werknemers hoeven er hun werkzaamheden niet voor te onderbreken; ze kunnen op hun gemak kijken wanneer het hen uitkomt.

3. Berichten een extra push geven

Zoals we al zeiden: de komende maanden worden allerlei maatregelen ongetwijfeld nog regelmatig aangepast. Als werkgever moet je ervoor zorgen dat alle belangrijke informatie omtrent die maatregelen up-to-date blijft en makkelijk vindbaar is. Dat is in het grootste belang van de veiligheid en gezondheid van je werknemers. Het liefst zou je ze belangrijke informatie zó onder hun neus brengen, zonder dat ze er zelf ook maar íets voor hoeven te doen.

Met pushberichten wordt dat ineens heel makkelijk. Heb je erg belangrijke informatie, waarvan je vindt dat je werknemers die nu meteen moeten lezen, waar ze ook zijn? Sla e-mail maar over: voordat je e-mail opgesteld, verzonden en gelezen is, kan je bericht alweer oud zijn. Stuur in plaats daarvan een pushbericht via je werknemersapp. Je werknemers krijgen een melding op hun telefoon die niet te missen is. Ze hoeven niet op zoek te gaan naar het nieuws, het nieuws komt naar hen toe. Een fijne manier om er zeker van te zijn dat iedereen gewapend is met belangrijke informatie om zichzelf en collega’s veilig te houden.

4. Informatie targeten

Verschillende werklocaties vragen om verschillende maatregelen met betrekking tot veiligheid en gezondheid van je werknemers. Voor werknemers in fabrieken of productielocatie is het niet zo interessant om te weten aan welke maatregelen de kantoorwerknemers zich moeten houden. Andersom zorgt die informatie ook alleen maar voor verwarring of afleiding.

Zorg ervoor dat je werknemers alleen voor hen relevante informatie te zien krijgen via je werknemersapp. Maak publieksgroepen aan en target de informatie die voor elke publieksgroep bestemd is. Zo verloopt het informeren van je werknemers vlotter en ontstaan er minder vragen en verwarring. Iedereen kan zonder afleiding veilig aan het werk.

5. Snel en efficiënt updaten

Als je werknemers eenmaal weer zijn teruggekeerd naar hun werklocatie, is hun reboarding nog niet compleet. In de komende maanden zijn er nog veel onzekerheden en kunnen er nog veel zaken veranderen, ongetwijfeld ook binnen jouw organisatie. Om alles binnen jouw organisatie zo soepel mogelijk door te laten lopen, is het van belang dat je ook deze nieuwe informatie snel en efficiënt onder ogen van je werknemers brengt.

Met een werknemersapp kun je niet alleen de verouderde, geldende maatregelen aan je werknemers communiceren. In enkele seconden publiceer je ook updates of wijzigingen die van belang zijn voor de veiligheid of dagelijkse werkzaamheden van je werknemers. Zo breng en houd je je werknemers volledig geïnformeerd en up-to-date als ze alweer een tijdje terug aan het werk zijn. En door de mogelijkheid om statistieken te beheren, houd je bij hoeveel mensen je bericht lezen, op links hebben geklikt, of een bericht geliked hebben. Zo weet je of de informatie écht is aangekomen – en als volgens de statistieken blijkt dat dat niet zo is, stuur je gemakkelijk een pushbericht.

6. FAQ’s opstellen en verspreiden

Met zoveel maatregelen en onzekerheden, loop je de kans een stortvloed aan vragen over je heen te krijgen. Logisch, mensen willen weten waar ze aan toe zijn. Wees een betrouwbare bron waar werknemers alle antwoorden en relevante informatie kunnen vinden. Bundel alle vragen en antwoorden in een FAQ. Ook handig voor jou: dan ben jij niet voltijds bezig telkens dezelfde vragen te beantwoorden. Maar hoe vinden je werknemers die FAQ tussen alle al beschikbare informatie?

Verspreid je FAQ gemakkelijk onder je werknemers. Plaats hem rechtstreeks in je app, of plaats hem op je SharePoint. Het is zelfs mogelijk om SharePoint te koppelen aan je app, waardoor nieuws automatisch wordt binnen gehaald. Dan hoef je maar één keer werk te doen. Fijn, want collega’s krijgen nu op elke locatie en op elk moment van de dag makkelijk een antwoord op hun vragen. Zonder te zoeken!

Voorlopig is zoveel mogelijk thuiswerken dus nog het advies, maar dat maakt van deze tijd juist hét moment om je organisatie vast op de reboarding van je werknemers voor te bereiden. Heb je daar hulp bij nodig? Download dan onze handige checklist ‘Terug naar (het nieuwe) normaal’, waarmee je de belangrijkste dingen niet over het hoofd ziet! Of: neem contact met ons op, wij helpen je graag!

The post Reboarding: terug naar de werkvloer? Een werknemersapp biedt hulp! appeared first on netpresenter.nl.

De coronacrisis duurt voort, maar organisaties proberen hun bedrijfsvoering toch zo goed en zo kwaad als het kan door te laten gaan. Alledaagse zaken, zoals het inwerken van nieuwe collega’s, vereisen in deze tijd een bijzondere aanpak. Ook onboarding moet immers nu op gepaste afstand. Ineffectieve onboarding kan je bedrijf tussen de 90 en 200 procent van een jaarsalaris kosten. Het is dus nog altijd van groot belang de onboarding van nieuwe medewerkers goed te verzorgen, ondanks de huidige moeilijke omstandigheden. Volgens Netpresenters Head of Operations, Linda van Oppen, hoef je tijdens de coronacrisis echter niet het wiel opnieuw uit te vinden. Wel vraagt het om meer aandacht.

Linda van Oppen kwam zelf voor een uitdaging te staan toen er begin april een nieuwe collega begon bij Netpresenter. Normaal loopt Van Oppen een uitgebreid programma door met nieuwe medewerkers. Dat programma is enerzijds bedoeld om iemand zakelijk gezien zo snel mogelijk op de rit te krijgen: de ‘koude’ kant van onboarding. Anderzijds waarborgt het programma ook dat iemand zich welkom voelt, kennismaakt met alle collega’s (ook buiten zijn of haar eigen team) en de bedrijfscultuur omarmt: de ‘warme’ kant van onboarding. ‘Maar het is lastig je welkom te voelen in een leeg kantoor. Dat terwijl nieuwe collega’s nu extra onzeker kunnen zijn over hun onconventionele start. Een warm welkom was dus nog nooit zo belangrijk.’

Buddy

Essentieel onderdeel daarbij is het aanwijzen van een ‘buddy’, die iemand in de eerste periode de hand reikt. In letterlijke zin is de hand reiken al sinds begin maart niet meer toegestaan, maar dat vormde voor Van Oppen geen obstakel. Ze nam zelf de rol van buddy op zich, om het proces dichter bij zichzelf te houden. ‘Het buddysysteem is nu extra belangrijk’, legt Van Oppen uit. ‘Waar je normaal gesproken toch al letterlijk met elkaar meeloopt naar bijvoorbeeld een meeting, of naar de lunch, moet je nu af en toe een extra stapje zetten om iemand goed te introduceren. Digitaal moet je voor dat warme welkom net wat meer moeite doen’.

Transparante communicatie

Ook benadrukt Van Oppen het belang om in deze situatie zo helder en transparant mogelijk te communiceren. Zelf deed zij dat ook, toen de startdatum van de nieuwe collega vanwege de onzekerheid rondom corona aanvankelijk met twee weken uitgesteld. ‘We hebben toen aldoor twee keer in de week even gebeld. Normaal is een mailtje voorafgaand aan de startdatum voldoende, maar als de start wat moeilijker gaat, is het beter om even te bellen’, aldus Van Oppen. ‘Wees dan eerlijk, zeg het als je iets ook niet weet. Dit zijn voor iedereen onzekere tijden, werkgevers hebben dit ook nog nooit meegemaakt. Zij weten ook niet altijd hoe ze met deze situatie moeten omgaan. Maak daarom duidelijke vervolgafspraken’, voegt ze toe. Maar ook na de aanvangsdatum blijft die communicatie cruciaal. ‘Wat ik belangrijk vind in zo’n eerste maand, is dat je iemand kan beoordelen op hoe diegene functioneert en binnen de organisatie past. Dat kan alleen als die persoon goed weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Spreek die verwachtingen duidelijk uit.’

Ondersteunende software

Software speelt een belangrijke ondersteunende rol in het onboardingproces. Bij Netpresenter gebruiken we momenteel Microsoft Teams voor de dagelijkse communicatie. Medewerkers communiceren onderling via Teams, maar ook interdisciplinaire communicatie verloopt zo: een wekelijks vergadermomentje zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van elkaars dagelijkse bezigheden. Ook nieuwe medewerkers krijgen daardoor snel mee wie hun collega’s zijn en waar zij aan werken.

Daarnaast publiceren we intern nieuws op onze eigen software. Ook nieuwe collega’s worden altijd voorgesteld in dit kanaal. In normale tijden is dan door het hele kantoor op alle narrowcastingschermen te zien dat er een nieuwe collega gestart is. Nu is ons kantoor vrijwel leeg. Gelukkig is het bericht ook zichtbaar in de bedrijfsapp, waar collega’s van alle afdelingen ook gelijk een welkomstberichtje kunnen achterlaten. Van die functionaliteit werd dit keer extra veel gebruikgemaakt. Hoewel onze nieuwste aanwinst de meeste van zijn collega’s nog in het echt moet ontmoeten, is hij zodoende wel op de hoogte van wat er allemaal speelt. Ook de bedrijfscultuur en de toon die daarbij hoort (casual, vriendelijk en we zijn ook niet vies van een office prank) werd zo meteen duidelijk.

Ondanks wat aanpassingen aan de uitvoering van het onboardingsprogramma, en wat extra gebruik van digitale middelen, zag onze eigen Linda van Oppen niet de noodzaak om inhoudelijk het roer volledig om te gooien. Alle gebruikelijke stappen zijn gewoon doorlopen, maar nu met nog meer aandacht. ‘Een nieuwe baan is altijd al spannend, dus leef je in de ander in’. Dat staat of valt wel met hoe goed je onboardingsproces al was, waarschuwt Van Oppen. ‘Heb je onboarding goed op orde, doe dan nu nog meer moeite om dat goed vast te houden. Heb je nog geen solide onboardingsprogramma, dan is dit het moment om het te maken!’.

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het verbeteren dan je onboardingsprogramma? Bekijk dan eens onze vijf tips voor effectieve onboarding.

The post Onboarding in coronatijd vraagt vooral om meer aandacht appeared first on netpresenter.nl.

27. Dat is het percentage van de volwassenen dat momenteel al een baan heeft, maar toch actief op zoek is naar een andere baan. 25 is het percentage van werknemers dat hun bedrijf binnen twaalf maanden verlaat door ineffectieve onboarding. En het kost een bedrijf gemiddeld tussen de 90 en 200 procent van een jaarsalaris om een vervangende kandidaat te vinden en in te werken. Veel werkgevers geloven nog steeds dat hun nieuwe werknemer loyaal zal zijn aan hun organisatie wanneer beide partijen een contract hebben ondertekend. Cijfers laten echter hun ongelijk zien. Effectieve onboarding is belangrijk: het verhoogt de kans dat je nieuwe werknemer bij je organisatie blijft. Maar: effectief onboarden kan ook moeilijk zijn. Dit zijn onze tips om je onboarding op het juiste spoor te houden.

1. Zorg dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen

Dit klinkt misschien vanzelfsprekend, maar is het in de praktijk toch niet altijd. Een Amerikaanse studie stelt dat 17 procent van de werknemers die binnen de eerste zes maanden hun baan opzegde, zou zijn gebleven als zij een warmer welkom hadden gekregen. Ook een vriendelijke glimlach of een behulpzame collega zou al verschil hebben gemaakt. Het ergste wat nieuwe collega’s kan gebeuren, is dat ze op hun eerste dag aankomen en hun werkplek is niet klaar, de receptioniste verwacht ze niet of hun collega’s weten niet dat vandaag hun eerste werkdag is.

Zorg ervoor dat nieuwe collega’s weten dat je blij bent dat ze er zijn. Zorg dat ze zich welkom voelen. Wijs een buddy aan die de eerste paar dagen intensief met ze samenwerkt en daarna aan ze verbonden blijft. Breng hun werkplek in gereedheid vóórdat ze op hun eerste dag beginnen. Als je narrowcastingschermen of een Corporate Lock Screen hebt, publiceer dan een bericht op die kanalen waarin je ze verwelkomt. Ze zullen zien dat ze door het gehele gebouw heen welkom worden geheten. Dat zorgt er weer voor dat zich welkom voelen. Met andere woorden: laat zien dat je om je nieuwe collega geeft.

2. Betrek hun team en hun manager

In een wereldwijde studie van LinkedIn geeft 96 procent van de nieuwe werknemers aan dat hun onboarding onder andere succesvol was door een-op-eengesprekken met hun directe manager. Het betrekken van teamleden is ook cruciaal; het helpt de rol van de nieuwe medewerker binnen het team te schetsen.

Plan tijd in met de manager van de nieuwe werknemer om hierover te praten. Bespreek daarin de verwachtingen van beide partijen en verduidelijk de definitie van succes binnen de organisatie. Het team betrekken is voor beide partijen fijn: in de eerder genoemde Amerikaanse HR-studie gaf 56 procent van de ondervraagden aan dat het voor hen belangrijk was om een buddy op het werk te hebben toen ze pas begonnen met hun nieuwe baan. Teamleden zijn goede leraren voor nieuwe collega’s. Ze kunnen hun collega laten zien hoe ze dingen doen. Daarnaast kunnen ze hen informeren over de bedrijfsroutines en de cultuur van het bedrijf.

Teamleden moeten daarnaast worden betrokken bij de onboarding van nieuwe collega’s om de positie van hun nieuwe teamlid te helpen verduidelijken. Nu er vers bloed in het team zit, kan het nuttig zijn om samen wat tijd te besteden aan het herdefiniëren van de verantwoordelijkheden voor het hele team. Zowel oude als nieuwe teamleden moeten duidelijk weten hoe projecten zullen lopen en hoe ze met elkaar moeten omgaan. Bovendien kan dit helpen te voorkomen dat bestaande teamleden zich bedreigd voelen door hun nieuwe collega. Het kan immers zo zijn dat zij een deel van hun taken moeten overdragen aan hun nieuwe teamlid.

3. Laat ze zichzelf voorstellen

Nieuwe medewerkers willen weten of jouw organisatie de juiste voor hen is. Ze zullen proberen een band te vormen met hun collega’s en zich geaccepteerd willen voelen. Voor je nieuwe werknemer kan het echter spannend zijn om te proberen erbij te passen! Help nieuwe werknemers door ze aan het hele bedrijf voor te stellen, niet alleen aan hun teamleden.

Laat nieuwe werknemers zichzelf voorstellen via een berichtje op je narrowcastingschermen. Laat ze ook vertellen over hobby’s of dingen waar ze passie voor hebben. Zo is het voor nieuwe werknemers en hun collega’s makkelijker om elkaar te leren kennen. Andere werknemers kunnen over hun nieuwe collega lezen op hun mobiele app of op een narrowcastingscherm. Wat blijkt: tegenpolen trekken elkaar niet aan. Dus, als je werknemers zien dat ze dezelfde interesses hebben als hun nieuwe collega, is het makkelijker om een gesprek aan te knopen. Zo kunnen ze een band opbouwen. Bijkomend voordeel: goede banden tussen collega’s verhogen de productiviteit.

4. Train voor triomf (maar voorkom overbelasting)

Het opleiden van nieuwe medewerkers is zo klaar als een klontje, toch? Iemand moet uiteraard de kneepjes van het vak leren om optimaal te kunnen presteren. Maar: nieuwe medewerkers moeten de eerste paar dagen veel informatie en trainingen verwerken. En volgens de vergeetcurve van Hermann Ebbinghaus vergeten we informatie in de loop van de tijd als we niet blijven proberen om het te onthouden.

Ebbinghaus stelt dat het tempo waarop we dingen vergeten afhankelijk is van verschillende factoren. De kracht van het geheugen en hoe betekenisvol de informatie is, spelen zeker mee. Toch zullen we nog steeds een deel van de informatie verliezen. Dit betekent dat je nieuwe medewerkers waarschijnlijk wat dingen zullen vergeten die ze geleerd hebben toen ze aan hun baan begonnen. Daarom moet je je werknemers voortdurend blijven trainen.

Om de vergeetcurve tegen te gaan, laat je de training van je nieuwe werknemers herhaaldelijk zien op hun Corporate Screensavers. Dat zal ze niet alleen helpen om de informatie beter te onthouden. Het vermindert de enorme hoeveelheid informatie die op hen afkomt ook. Je laat immers telkens maar kleine stukjes van hun training tegelijk zien.

Je kunt berichten alleen op hen targeten door een ‘training’-kanaal aan te maken in je message server. Het trouwens ook geen slecht idee om ook de rest van je personeel van tijd tot tijd te trainen (ook zij hebben immers te maken met de vergeetcurve!). Cybersecurity training bijvoorbeeld, is  zo belangrijk dat je het voor iedereen wel kan herhalen. Ook Compliance Training voor alle medewerkers kan geen kwaad. Better safe than sorry! 

5. Vier succes

Voor nieuwe werknemers bestaat hun onboarding uit een aaneenschakeling van eerste keren. Hun eerste werkprojecten en taken, de eerste keer dat ze hun talent kunnen delen met de organisatie, de eerste keer dat ze erkend worden voor hun talenten, en de eerste keer dat hun succes gevierd wordt. Het vieren van (een eerste) succes is niet alleen leuk, maar het kan ook de betrokkenheid van de werknemers verhogen. Het helpt werknemers om zich erkend te voelen voor hun werk, wat leidt tot een hogere productiviteit en klanttevredenheid. Bovendien krijgen nieuwe werknemers door hun prestatie en de erkenning die ze daarvoor krijgen, het gevoel dat ze goed bij het bedrijf passen. En dat zorgt er dan weer voor dat zij willen blijven.

De manier waarop succes gevierd wordt, hangt af van het bedrijf en hoe groot of klein het succes is. Groot succes kan reden zijn voor een groot feest. Kleine successen kunnen gemakkelijk gevierd worden door ze simpelweg te erkennen. Laat je werknemers weten dat ze het goed gedaan hebben en dat je blij met ze bent. Plaats bijvoorbeeld een bericht op je narrowcastingkanaal om iedereen binnen je bedrijf te laten weten wat je nieuwe collega goed heeft gedaan. Dit geeft iedereen ook de gelegenheid om hun collega te feliciteren. Op deze manier zal je nieuwe teamlid zich trots voelen, wat hen nieuwe energie geeft om de volgende taken ook goed uit te voeren. Het resultaat: een gelukkige werknemer, die weet hoe succes eruit ziet en er energie in steekt om die overwinning te herhalen.

Neem deze tips op in je onboardingprogramma, en je onboarding-trein is vol enthousiaste werknemers op weg naar Retentie Centraal Station. Precies waar je ‘m hebben wilt! Nieuwsgierig naar hoe we je kunnen helpen ook van jouw onboarding een succes te maken? Neem contact met ons op!

The post Allemaal aan boord van de onboarding-trein! Vijf tips voor effectieve onboarding appeared first on netpresenter.nl.